ברוכים הבאים אחרי החגים


משקפיים
חוזרים להסתכל למציאות בעיניים - אחרי החגים כבר כאן

הם כבר כאן ובגדול, אחרי החגים,


חגי תשרי חלפו, החופשה הבאה המתוכננת לא נראית באופק ואנחנו נשארנו עם "אחרי החגים" צמד המילים שהיה לנו כל כך נוח להשתמש בו כמקום אחסון לדברים שלא בא לנו להתעסק איתם והיה לנו נוח לדחות אותם ל"אחרי החגים".


כל אחד עם רשימת אחרי החגים שלו - רשימה ארוכה ומלאה במשימות או רשימה קצרה עם משימות גדולות ומורכבות. המשותף לכולנו היא השאלה -

מה עושים עכשיו? איך ניגשים לרשימה הזו? מאיפה מתחילים?


שלבי העבודה על תיעדוף משימות


שלב ראשון - נגמרו ההתחמקויות

רגע לפני שתתחילו להתמודד עם המשימות קבלו את העובדה שהגיע הזמן לטפל בנושאים שחיכו. נגמרה תקופת ההתעלמות וההדחקה.


שלב שני - עדיין רלוונטי?

אחרי שהבנתם שלא תוכלו להמשיך להתחמק מרשימת המשימות חזרו אל הרשימה ובדקו האם כל הנושאים שדחיתם עדין רלוונטיים. המשימות שעבר זמנם ירדו מהרשימה, משימות חדשות יתווספו ונקבל רשימה חדשה ומעודכנת.


שלב שלישי - מה קודם?

סדרו את המשימות שברשימה החדשה לפי סדר עדיפות מתוך הבנה שלא תוכלו לטפל בכולן בפעם אחת.

את התיעדוף ניתן לעשות בשתי דרכים -


רשימה - אם יש לכם רשימה קצרה שבה מספר מועט של משימות סדרו את המשימות ברשימה לפי סדר חשיבות ודחיפות יורד מהחשוב והדחוף ביותר והלאה עד המשימה האחרונה שהיא הפחות חשובה ופחות דחופה לביצוע.


מטריצת החשוב דחוף - כאשר רשימה המשימות ארוכה ניתן להשתמש במטריצת הדחוף חשוב.

ציירו מערכת צירים, ציר ה- X יהיה ציר החשוב - לא חשוב וציר ה-Y יהיה ציר הדחוף - לא דחוף.

מיינו את המשימות לארבע קבוצות, לפי רמת חשיבות ודחיפות המשימה -


מטריצת דחוף - חשוב לבדיקת סדרי עדיפויות

דחוף וחשוב - משימות חשובות שיש לבצע אותן בדחיפות
דחוף ולא חשוב - משימות שחייבים לעשות אותן עכשיו, למרות שהן לא חשובות
חשוב ולא דחוף - משימות חשובות שיכולות לחכות
לא חשוב ולא דחוף - משימות שיכולות לחכות למועד אחר

ארבע רמות למידת החשיבות והדחיפות של המשימות

מאיפה מתחילים?

התחילו בביצוע המשימות לפי הרשימות שיצרתן בכל אחת מהקטגוריות, לפי רמת חשיבות הקטגוריה -

דחוף וחשוב - מהן המשימות החשובות שאתם חייבים לבצע עכשיו? התחילו עם המשימות שלא יכולות לחכות.

דחוף ולא חשוב - למרות שהמשימות האלו לא חשובות אתם חייבים לטפל בהן עכשיו. בדרך כלל אלו יהיו משימות של "כיבוי שרפות" שאין מנוס מלבצע אותן עכשיו.

חשוב ולא דחוף - משימות חשובות שיכולות לחכות. בדרך כלל אלו יהיו משימות של תכנון לטווח ארוך.

לא חשוב ולא דחוף - כל מה שאתם לא חייבים להתייחס אליו עכשיו, המשימות שיחכו לכן בצד לזמנים פנויים יותר.


קיבלתם רשימה חדשה של משימות לביצוע על פי סדר החשיבות והדחיפות של הביצוע שלהן. עכשיו הגיע הזמן לעבור לשלב ביצוע המשימות.


ביצוע המשימות

התחילו מביצוע המשימה הראשונה ברשימה. פרקו את המשימה למשימות קטנות ובצעו כל אחת מהן. כל משימה שסיימת - מחקו מהרשימה. לא תאמינו כמה סיפוק תקבלו מסימון קו - סיימתי על המשימה.

אחת לכמה ימים בדקו את הרשימה שלכם, מה כבר בצעתם ומה נשאר לכם לבצע וסדרו שוב את המשימות לפי סדר העדיפויות - המשימות החשובות והמשימות הדחופות.